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3 conseils d’event planner pour préparer votre projet

Avant d’aborder une liste de 3 précieux conseils d’event planner, voici un rappel des 5 tâches chronovores dont vous soulage une professionnelle quand vous lui confiez la réalisation de votre projet:

  • Faire le business plan de l’événement
  • Utiliser un logiciel de planification
  • Gérez votre temps et votre budget
  • Trouver et préparer un lieu
  • Choisir le bon timing

 

L’event planner voit prioritairement grand

Pour qu’un événement réussisse, l’event planner se forge d’abord une vision la plus grande possible du projet. C’est pourquoi elle peut vous demander de décrire à quoi ressemblerait un événement parfait si vous n’aviez aucune restriction. Décrivez chaque aspect de votre projet.

Le rôle de la société organisatrice est de réduire cet absolu à ce qui vous rendrait heureux, si vous deviez vous contenter d’un minimum. La solution gagnante est la garantie du minimum, rehaussée au niveau le plus grand que votre budget permette. De la sorte, vos propres attentes sont prises en considération, et l’optimisation de la planification vise à les traduire en un grand moment.

 

Gérer efficacement le temps

La différence principale entre une organisation professionnelle d’un événement et une préparation domestique, est dans la manière de structurer le temps pour planifier :

  • Toutes les tâches
  • Les retards et tout autre inattendu

Il importe en effet de tenir compte des délais de réponse des différents fournisseurs, de la décoration au catering, en passant par la location du lieu et des professionnels tiers comme le photographe, l’éventuel pilote de drone et l’administration pour les éventuelles autorisations. Mais initier des contacts sans projet suffisamment finalisé ne permet pas de recevoir de devis fiables, ni des autorisations nécessaires. L’event planner est une véritable cheffe d’orchestre.

 

Avez-vous pensé à un financement supplémentaire ?

La phase initiale de planification d’un événement est idéale pour réfléchir au financement. Vous venez de lister les éléments d’une grande vision de votre projet, et vous avez communiqué à votre Event Planner un budget. Si le possible se situe au milieu, serait-il possible de bénéficier d’autres conditions, de manière à déplacer le curseur vers un centre plus proche de la grande image ? C’est parfois ce qui peut transporter un événement de correct à exceptionnel.

SI vous le souhaitez, l’organisatrice que vous trouvez peut prendre en charge la recherche de sponsors potentiels pour l’événement. Avec votre accord, et selon le profil de votre projet, elle peut créer et gérer une campagne de financement participatif. Il peut exister également d’autres potentiels pour financer votre événement, et les conseils rationnels d’une professionnelle de l’organisation événementielle peuvent en modifier la planification.